​

• Yıllık akreditasyon başvurusu, değerlendirme süreçleri, akreditasyon kararları, itiraz ve şikâyet değerlendirme süreçlerine ve sonuçlarına ilişkin kayıtlar,

• Farklı yöntemlerle temin edilen geri bildirimler, istekler, öneriler, talepler ve paydaş görüşleri,

• Yıl boyunca gerçekleştirilen iyileştirme çalışmaları ile düzeltici ve önleyici faaliyetlerin sonuçları ve etkililiği,

• Personel, mekan, ekipman vb. kaynakların yeterliliği

• Değerlendiricilerin performansı,

• Planlama ve tasarım programlarının performansları ve ihtiyaçları,

• İşletilen akreditasyon süreçlerinin etkinliği,

• Bir önceki sene alınan kararların uygulanmasına ve etkinliğin dair değerlendirmeler,

• İyileştirmeye yönelik öneriler ve ihtiyaçlar,

• Önceki toplantıda alınmış kalite hedeflerinin sonuçları,

• Sonraki yıl için kalite hedeflerinin belirlenmesi.

​

Danışma Kurulu ve OYK toplantı boyunca yaptığı değerlendirme ve aldığı kararları kayıt altına alarak ilgili kişilere bu kararların ulaştırılmasını sağlar. OYK alınan kararların uygulanmasını sağlayacak diğer kurulların, komisyonların ve çalışma gruplarının oluşturulmasında ve bunların çalışmalarını denetlemekten sorumludur.  OYK tarafından oluşturulan kurullar, komisyonlar ve çalışma grupları gerçekleştirdikleri çalışma kapsam ve sonuçlarını içeren kayıtları oluşturur ve rapor hazırlar.

​

Değerlendirme toplantısında ayrıca bir sonraki yıl için AYK tarafından belirlenen akreditasyon takvimine, akreditasyon başvuru ücretlerine ve değerlendirici ve personel eğitimine ilişkin, temel kararlar da alınır. Yıllık değerlendirme toplantısında görüşülecek konuları içeren kapsamlı Performans Raporu ve ekleri AYK tarafından hazırlanır ve toplantı gündemi ile birlikte ilgilere gönderilir.

 

GERİ BİLDİRİM ALMA/DEĞERLENDİRME MEKANİZMALARI

​

Geri bildirimler, paydaşlar ile yapılan görüşmeler ve toplantılar, anketler, e-postalar, dilekçeler, sözlü bildirimler gibi yöntemlerle OYK, AYK veya Tasarım ve Planlama Akreditasyon Derneğine ulaştırılan akreditasyona ilişkin görüş, öneri, istek ve taleplerden meydana gelir.

Anketler, anketin uygulanmasından ve değerlendirilmesinden sorumlu olan kurul, komisyon, çalışma grupları veya oda çalışanları tarafından uygulanır, değerlendirilir, raporlanır ve OYK’ ya ve AYK’ a iletilir. Diğer yöntemlerle alınan geri bildirimler, geri bildirimi alan tarafından OYK’ ya iletilir. OYK, iyileştirme çalışmaları veya düzeltici veya önleyici faaliyetlerin yapılmasını gerektiren geri bildirimler için gerekli faaliyetlerin yapılması sürecini başlatabilir. OYK, bu faaliyetler için Yönetmelik’te belirtilen yetkiler dahilinde kurul, komisyon ve çalışma grupları oluşturabilir ve bunların çalışmalarını denetlemekten sorumludur.  Küçük kapsamlı faaliyetler için gruplar yerine kişiler görevlendirilebilir. OYK tarafından oluşturulan kurullar, komisyonlar ve çalışma grupları gerçekleştirdikleri çalışmanın kapsam ve sonuçlarını içeren kayıtları oluşturur ve rapor hazırlar. Bu çalışmalar sonucu süreçlerin işleyişinde, dokümanlarda veya diğer unsurlarda oluşacak değişiklikler ilgililerine e-posta, resmi yazışma, web sayfası ilanları vb. yöntemlerden uygun olan ile duyurulur.

 

TUTARLILIK UYGULAMALARI

​

Eş Değerlendirme Ekipleri

​

Web sayfasında ilan edilen takvime uygun olarak gerçekleştirilen akreditasyon başvurularından OYK tarafından ön değerlendirilmesi yapılıp kabul edilenlerin en az üçte biri için eş değerlendirme ekiplerinin oluşturulması sağlanır. Bir ve iki başvurunun olması halinde tek bir eş değerlendirme ekibi oluşturulur. Eş değerlendirme ekiplerinin görevlendirileceği başvurular her seferinde farklı örnek ve yeni başvurular içinden seçilmeye çalışılır.

Eş değerlendirme ekipleri, akreditasyon değerlendirme ekiplerinde olduğu gibi Yönetmelik’e ve ilgili diğer yönergelere uygun olarak değerlendirici havuzu içinden dengeli bir temsiliyet oluşturulacak şekilde AYK tarafından belirlenir.

Eş değerlendirme ekipleri akreditasyon başvuru dokümanlarının incelemesini ilgili yönergelere uygun bir biçimde gerçekleştirir, raporlarını teslim eder. Ancak saha ziyaretine katılmazlar. Asıl değerlendirme ekipleri ile eş değerlendirme ekiplerinin bulgularının tutarlılığı AYK tarafından değerlendirilir ve raporlanır. Bu raporlar OYK’ ya iletilir. OYK ihtiyaç halinde iyileştirme çalışmalarının, düzeltici ve önleyici faaliyetlerin gerçekleştirilmesini sağlar. Ayrıca bu raporlar yıllık değerlendirme toplantılarında da görüşülür.

​

Değerlendirici Eğitimleri

​

Değerlendiriciler asgari olarak yıllık değerlendirme toplantısında belirlenen takvime uygun olarak eğitim alırlar. İhtiyaç duyulan hallerde yıllık takvim haricinde de eğitimler düzenlenir. Eğitimlerde; tespit edilen iyileştirmeye açık alanlar, kalibre edilmesi gereken yaklaşımlar/değerlendirmeler, iyi uygulama örnekleri, kötü uygulama örnekleri, etik ilkeler, süreçlerde ve ölçütlerdeki yenilikler, mevzuatlardaki yenilikler vb. konularda bilgilendirme yapılır; gerekli ise rol oynamalar şeklinde örnek çalışmalar gerçekleştirilir, tecrübe paylaşımlarında bulunulur; örnek vaka inceleme çalıştayları düzenlenebilir. Verilen eğitimlerin etkinliği anketlerle değerlendirilir.

​

Değerlendiricilerin ve Sürecin Performansı

​

Değerlendiricilerin performansı baş değerlendiricilerin değerlendiricileri, değerlendiricilerin baş değerlendiriciyi, akreditasyon başvurusunda bulunan planlama ve tasarım programlarının değerlendirme ekibini ve akreditasyon sürecini değerlendireceği anketler ile sınanır.

Ayrıca farklı yöntemlerle alınan geri bildirimler, itiraz ve şikâyetlere ilişkin sonuçlar değerlendiricilere yönelik farklı ortamlarda tespit edilen bulgular değerlendirici performanslarının belirlenmesinde ve iyileştirilmesinde esas alınır. Bu performanslar yıllık genel değerlendirme toplantıları çerçevesinde görüşülür.